RFP(提案依頼書)、RFI(情報提供依頼書)とは

■RFP(提案依頼書)とは

Request For Proposalの略で、提案依頼書となる。

新しいシステムや、業務委託を希望するクライアントが作成する、
依頼先に求める要件を明確に記載した書類のこと。

■RFPは
自社が求めている要望を明確にして、文章で相手に伝えるツール。

RFPの作成する際、
クライアントはシステムに関する情報を集めリサーチし、業務を依頼する会社を絞り込んだうえでRFP
を作成している。

■RFPを作成するメリット

・口頭でのすべての要望を説明する手間がなくなるため、複数の業者から広く提案を募ることが
できる。
・各社に同じ内容を伝えますので、提示される提案書の内容も均一化されやすくなり、
各社ごとの評価をつけやすくなる。
・RFPを作成する時点で、システムの目的や必要な条件を整理しやすくなります。社内の関係部署に
システムの必要性を伝えやすくなる。

■RFPを作成するデメリット

◇ポイントを押さえたRFPの書き方

必要最低限の項目をしっかりと明記する

・プロジェクト名
・開発する目的
・目指す目標・成果
・予算
・スケジュール
など

プロジェクト名
　複数の企業や部署間で話題を共有するのに必要です。

開発する目的
　提案を求める理由を明確にします。

　例えば、重要な顧客の発注に遅れなく商品を届ける
　管理システムがほしいなど｢○○のために、■■がほしい｣という内容です。

目指す目標・成果
　システムを導入することで得られる効果を明確にします。

例えば、ルーチンワークを効率化し、発注を○○時間以内に確定し、■日以内に納品することで
顧客に付加価値を与えるなどです。具体的な数値があるほうが、
提案者側もより詳細な提案が可能になります。

その他、初期費用・費用の上限などの予算や依頼先の
選定期間、開発期間、導入予定日など、現時点で決まっていることも記載しましょう。

※上記の内容は、どのようなRFPでも必要になりますので必ず記載

最低限の情報に加えて・・・